איך הפסקתי לקרוא מאמרים על ניהול זמן והתחלתי לנהל את הזמן

איך הפסקתי לקרוא מאמרים על ניהול זמן והתחלתי לנהל את הזמן

מאת: דנה רוזן

לפעמים נדמה שהאתגרים שעומדים בפני אנשי שיווק ופרסום בעולם הנוכחי חורגים מגבולות הסטנדרטי. נכון, לא מדובר כאן בדיני נפשות או בפיצוח האטום, אבל שלא כמו בעבר, כדי לייצר הצלחה יש צורך לחלוש על הרבה תחומים שונים בעת ובעונה אחת.

מנהלי שיווק ופרסום נדרשים היום לאסטרטגיה שמביאה בחשבון תמונה רחבה שהפרטים בה משתנים ללא הרף. לכן הם צריכים לאזן בין אנליזה ליצירתיות, בין טכנולוגיה לבין פסיכולוגיה, בין שיקולים עסקיים לבין גורמים אנושיים ואישיים, ובעיקר תמיד להיות צעד אחד לפני כולם. השורה התחתונה של כל זה אצל רבים היא אינספור שעות עבודה ותחושת FOMO קשה.

איך מתמודדים עם העומס?

בתור אחד האנשים הכי מפוזרים שאני מכירה מצאתי את עצמי מאותגרת במיוחד כשיצאתי לדרך עצמאית לפני כמה שנים. גם כשכירה נדרשתי לחלוש על לא מעט עניינים, אבל בכובע של בעלת עסק פגשתי עולם חדש ומפחיד של משימות ודד-ליינים.

התחושה הזאת של הלחץ בחזה, כשבשלוש וחצי אחרי הצהריים אני מבינה שלא רק שיש לי הרבה מחויבויות ללקוחות שחייבות להסתיים היום, אלא גם כל מני ענייני מס הכנסה, העברת מסמכים לרואה חשבון או סתם טיפול במשהו לוגיסטי מעיק אבל דחוף, הפכה להיות תכופה יותר ויותר.

אז עשיתי מה שעושים במצבים קליניים ופניתי לד”ר גוגל. שם גיליתי שאני ממש לא לבד ומצאתי קרקע פוריה של מאמרים, מדריכים וטיפים שנשמעו באמת מאוד מבטיחים ולרוב הציגו פתרון קל ב-5, 9 או 11 שלבים (תלוי בכותרת שהם חשבו שתתרום יותר לקידום האורגני של הבלוג).

אבל הטיפים והעצות התפוגגו בכל פעם מחדש, אפילו במקרים שנשבעתי לעצמי שאני מיישמת הכל עד הפסיק האחרון.

ואז הגיע דיויד

על הספר של דיוויד אלן “לגרום לדברים לקרות” שמעתי במקרה ולקח לי זמן להבין שיש לי זהב בידיים. זה התחיל מהרצאה קצרה שלו ששמעתי, עבר ל-EBOOK באמאזון. וכמה שבועות מאוחר יותר, כשכבר הייתי כמה פרקים לתוך הספר והבנתי שאלן הוא המושיע בכבודו ובעצמו, קניתי אותו בסטימצקי בעברית.

הדבר שהכי בלט בספר, כבר מההתחלה, הוא כמה הוא שונה מכל מה שאי פעם קראתי. הוא לא הציע פתרון קסם – יותר כמו עבודת פרך. אבל משהו באופן שבו הוא מציג את הדברים גרם לי להאמין שיש כאן נתיב אמיתי שאפשר ללכת בו ובסופו לראות את האור. ואכן, הוא לא אכזב.

אז הנה הנקודות החשובות שלקחתי מהספר:

1. הראש שלנו נועד לייצר רעיונות, לא לשמור אותם

רובנו מתייחסים לראש שלנו כאל מאגר שמאחסן את כל הרצונות והתוכניות שלנו, ואז כשאנחנו זקוקים להם אנחנו פשוט שולפים אותם מהראש.

הבעיה היא שזה לא עובד. ולא רק שזה לא עובד, זה גם יוצר אצל רובנו מתח, וחוסר יכולת לתעדף את המשימות שלנו, או לקבל תמונה מלאה על כל הדברים שאנחנו צריכים לעשות.

אלן טוען שהמוח שלנו לא מבדיל בין פעולה קטנה ולא מהותית מאוד לחיים, כמו “לרחוץ את האוטו”, לבין פעולה שהיא סופר משמעותית עבורנו, כמו “לקבוע תור לבדיקה חשובה”. הוא אומר שהמוח שלנו מבזבז את אותה אנרגיה בלאחסן אצלו את התוכניות האלה, ובגלל זה הוא מגיע למצב של עומס יתר וסטרס.

2.   יצירת מוח חיצוני

הפתרון לפי דיוויד אלן, הוא פשוט לא לשמור כלום בראש. ממש כלום!

רובנו משתמשים ביומן לפגישות ובפתקים או רשימות של משימות שצריך לבצע, ואז אנחנו משלבים אותם עם הדברים שאנחנו מאחסנים בראש שלנו.

אז אלן פיתח שיטה של יצירת “מוח חיצוני” שבו נשמור כל דבר, בכל תחום בחיים שלנו. וזה בעצם משחרר אותנו להיות יצירתיים, פרודוקטיביים ופנויים מנטלית לכל משימה שאנחנו עושים.

אני למשל החלטתי לא לרשום יותר שום משימות ביומן שלי, או על פתקים או דפים, ואני עובדת עם אפליקציה שנקראת wunderlist . היא מסוכנרת אצלי גם במחשב וגם בטלפון וכל דבר בעולם שאותו אני אמורה לעשות פשוט נרשם בה, ובנוסף אני חולקת רשימות משותפות עם אנשים שעובדים איתי.

לא חסרות עוד המון אפליקציות נוספות, אבל עבורי wunderlist עובד מדהים.

דיויד אלן מסביר מה זה אומר להיות “מאורגן”:


3.  “השיטה”

השיטה שהספר מציע מורכבת מ-5 שלבים.

השלב הראשון הוא איסוף – כל רעיון שעולה בראש אמור להירשם בצורה כלשהי, על פתק, במייל, או אפילו בהקלטת תזכורת בטלפון – כל עוד זה יהיה מקום שאתם בטוחים שהדברים בו לא ילכו לאיבוד ואפשר יהיה לחזור אליהם בצורה מסודרת.

השלב השני הוא עיבוד – אחרי שאספתם את כל הרעיונות והתזכורות שיצרתם אתם צריכים לעבד אותם ולהחליט מה הצעד הבא שנדרש לגבי כל אחד מהם, כדי להוציא אותם לפועל.

השלב השלישי, ארגון – הספר מסביר בצורה סופר מפורטת לפי איזה הגיון כדאי לארגן את כל החומרים והמסמכים בעולמכם, החל ממגזינים ישנים, דרך מכתבים מהבנק ועד מסמכי עבודה שמשתמשים בהם יומיום.

השלב הרביעי הוא סקירה – זה שלב מאוד קריטי שנוטים ליפול בו הרבה, אבל הוא השלב שמוודא שהמערכת שלכם מתפקדת כי אתם חוזרים וסורקים אותה באופן תדיר.

השלב האחרון הוא שלב העשייה – ובו הוא נותן קריטריונים שעוזרים לבחור את הפעולה הנכונה לכל רגע ויצירת תעדוף כללי לגבי המשימות שלנו.

לסיכום

לא הייתי רוצה שהרשימה הזו תראה כמו המאמרים שאני קראתי בזמנו וניסיתי לדלות מידע על איך לעזאזל אני אצליח לנהל את הזמן שלי באופן נורמלי, ולכן אני ממליצה מאוד לקרוא את הספר ופשוט להטמיע צעד צעד את מה שהוא מציע. זה תהליך מקיף ומעמיק, שדורש זמן ותשומת לב. אני התמסרתי אליו והוא הצליח לחולל מהפכה אמיתית בחיים שלי.

הכותבת היא הבעלים של תירס מדיה, סוכנות לתוכן ולשיווק

שינוי גודל גופנים
ניגודיות