תערוכה: חלון הראווה של העסק שלך

מאות חברות משתתפות מדי שנה בתערוכות המתקיימות בארץ ובעולם, בין אם מדובר בשטח תצוגה גדול או מושקע ובין אם במתחם קטן וסולידי הצלחה של תערוכה לעולם אינה מקרית אלא פרי של תכנון מדויק ומוקדם. אז איך תהפוך את התערוכה הבאה שלך להצלחה?

ראשית, ההצלחה טמונה בהערכות מקדימה, בתכנון ובהרבה חשיבה. תערוכה היא בדיוק כמו חלון ראווה. וכמו בכל אמצעי תקשורת בין אנשים, הזמן שעומד לרשותך ללכוד את העין הוא קצר ולפעמים חד פעמי.

1. הגדר קהל מטרה מדויק: חברות וארגונים גדולים הנוהגים להשתתף בתערוכות בארץ ובחו"ל מודעים לעלויות הנובעות מעצם ההשתתפות, בתחומים רבים מוצעות מספר תערוכות ולא פעם, למרות הנושא המשותף, הן פונות לקהלי מטרה שונים. כדי למקסם את התועלת שבהשתתפות ולהבטיח קונטקט עם קהל המטרה חשוב לברר ולהגדיר במדויק למי מיועדת התערוכה. מידע מסוג זה ניתן לקבל אצל מארגן התערוכה ומומלץ במקביל לעשות "שיעורי בית" – לשאול ולברר אודות תערוכה קודמת ואף לפנות למשתתפים מהעבר בכדי להבטיח שאתה פונה בדיוק לקהל המטרה שהגדרת.

2. מיקום מנצח: למיקום התצוגה שלך משקל מכריע ביכולת להיחשף למקסימום קהל, יתר על כן לא מדובר רק בחשיפה אלא בטיימינג הנכון. כמו בתחרות הארווויזיון רצוי שלא להיות הראשון וודאי שלא האחרון. הראשון (אלא אם השקיע באופן ניכר בולט וחריג) הוא הראשון עליו יפסחו, הנכנסים לתערוכה מסתכלים קדימה וחושבים קדימה ובלי לשים לב עשויים פשוט לדלג עליך… האחרון? לא תמיד הרגלים מחזיקות מעמד. תערוכה מושקעת וגדולה בעיקר כמו אלו המקובלות בחו"ל (ובראשן בגרמניה) הן כה גדולות עד כי לפעמים מבקרים מדלגים על ביתנים שלמים בכדי להספיק ולהחזיק מעמד. בקיצור כמו כל דבר כמעט בחיים, הכי טוב מקום טוב באמצע. לאחר שהצלחת להזמין את המקום המועדף הקפד לבחון את כיוון זרימת הקהל, להיכן פונה חזית התצוגה שלך ולא פחות חשוב מי השכנים שלך? אם אתה מציג בביתן קטן וסולידי לא רצוי לשכון בצמידות למתחם הגדול ממך פי שלושה ויותר.

3. פעילות מקדימה, רווח נקי: רבים טועים ושוגים ומתחילים את "העבודה" על המבקרים בתערוכה רק בהגיעם לשטח. טעות. בכדי למנף את ההשקעה בתערוכה שלך עשה כל מאמץ גם אם מדובר בהשקעה כספית נוספת ובנה DATA BASE של לקוחות פוטנציאלים שעשויים לפקוד את התערוכה. ללקוחות אלו מומלץ לבצע דיוור ישיר, מייל או תזכורת אחרת בנוגע לתצוגה שלך. ככל הניתן מומלץ לחתור ולהגיע למצב של תאום פגישות מקדימות עם לקוחות אסטרטגיים מבעוד מועד. שימוש בהזמנות אישיות ללקוחות והפעלת מערך טלמרקטינג יצרו תחושה אישית ומחויבות מצד הלקוח. במקביל הן יבטיחו שאלו החשובים לעסק באמת יפקדו את הביתן ויקדמו עסקאות. בהכנת החומר הפרסומי לתערוכה מומלץ וחשוב לשמור על שפה שיווקית אחידה וזהה לזו שתלווה את עיצוב הביתן. תזכורת: חלון ראווה, תשומת לב ובעיקר זכירות ובולטות.

4. ארגון = כסף: השתתפות מציג ישראלי בתערוכה בחו"ל אינה פשוטה כלל, בכדי שהמשימה תצלח באופן מקצועי וללא תקלות מיותרות יש לבצע תוכנית מיום התערוכה ואחורה (גנט משימות). מעבר לדלתות הדיוטי פרי, אין מקום לטעויות. בכדי לאפשר לך להתעסק בתערוכה ולא באדמיניסטרציה ונסיעות מיותרות כמה כללים פשוטים שעושים את ההבדל:
• מלון קרוב. אם העלות גבוהה ניתן למצוא מלונות וחדרים נפלאים במרחק סביר ובעלות מופחתת בעשרות אחוזים. חשוב: תחבורה. בדקו מה כדאי יותר ומה מהיר יותר, רכב שכור, רכבת? כל אחד בהתאם לתקציבו אבל חשוב לדעת מרחקים וזמנים בכדי לא להיות בפקק במקום בתערוכה.
• הקמה בארץ או בחו"ל? מאד תלוי, באירופה (בעיקר במה שקרוי "מזרח אירופה לשעבר") ניתן למצוא סדנאות מקצועיות שיכולות להקים תערוכות למופת בעלויות סבירות. כאן יש לוודא ניסיון קודם, לסכם עלות מלאה, לבדוק ביטוחים ולעמוד בקשר שוטף עם הספק המבצע. אל תישארו מופתעים, אם ההקמה בחו"ל בקשו לקבל תמונות התקדמות של העבודה, מפרטים לגבי חומרים ועקבו בקפידה אחר הביצוע. לגבי תערוכות בארה"ב הרי שלא פעם ניתן לייצר את התערוכה בארץ ולשנע לאמריקה (בים) בעלויות מופחתות בשיעור של יותר מ-30% מול מחיר הבניה בארה"ב. כאן יש לוודא לוחות זמנים, העברה יבשתית ולערוך תחשיב מדויק (בארה"ב גובים עבור כל שלב כסף, מהובלה לאחסון, אחסנה, הובלה לתערוכה וכדומה). חשוב לציין כי הקמת התערוכה בארה"ב מותרת לעובדי ה- UNION בלבד.
• גיבוי: במידה והתערוכה שלך הנשלחת בים או באוויר, כוללת מרכיבים שבירים (כגון מתקני תצוגה מזכוכית) כדאי מאד להצטייד מראש בשם ופרטי ספק מקומי למקרה של נזק. הפתעה לא מתוכננת עלולה להוריד השקעה גדולה לטמיון. במקביל לא לשכוח להביא מפרטים מדויקים ותוכניות בינוי.

לכתבות נוספות בנושא תוכנית שיווקית

5. להיות מעניין: כפי שכתבתי בפתיחת דברי התערוכה כחלון ראווה או כמדיה לכל דבר מאפשרת לנו זמן קצר של יצירת קשר עין ומיקוד תשומת לב המבקר. חשוב לשלב בתערוכה אמצעי נראות מעוצבים, לעשות שימוש במולטימדיה או שחקנים ולבחון דרכים קריאטיביות "שיעצרו" את הקהל לכמה רגעים. רגעי קסם אלו הם בדיוק הזמן הנחוץ לאנשי המכירות שלך בכדי "ללכוד" את הלקוח ולפתח שיחה.

6. ידע = כסף: כיום מערכות סליקה, QR ומערכות אחרות מאפשרות לך לדעת בדיוק מי ביקר בביתן שלך. למידע זה חשיבות רבה ויש להקפיד לאסוף אותו ממארגני התערוכה. במידה והמערכות אינן משולבות בתערוכה המלצתי החמה היא לייצר בהתאמה לתקציב ולהיקף התערוכה מערכת מעקב משלך, החל בנציגים/ות לרישום המבקרים ודרך אמצעים טכנולוגיים. מבקרים אלו שטרחו ופקדו את המתחם שלך עשויים להיות לקוחות פוטנציאלים וחשוב מאד לשמור עמם על קשר לאחר התערוכה. בנוסף מקובל ונכון להודות למבקרים לאחר התערוכה ובדרך זו לשמור עמם על קשר.

7. השקיעו במעצב: אם בחרת להשקיע בתערוכה מקצועית אל תחסוך באנשי המקצוע המתאימים. מעצב מנוסה יכול לשנות כליל את האופן שבו הקהל ייחשף לתערוכה שלך. בדיוק כפי שלא היית מבטח את עצמך לבד או מנתח את עצמך אל תתפתה לעצב בעצמך. עלות המעצב עשויה בסופו של דבר לחסוך כסף רב. תכנון מדויק, שימוש בחומרים נכונים, שפה גרפית ברורה והיכרות עם ספקים הן ערך מוסף מומלץ וחשוב. בטווח הארוך העלות הזו מחזירה את עצמה ויוצרת מהתערוכה פלטפורמה שיווקית מעולה.

8. מקום לעסקים: מתחם התערוכה שלך משמש כזירת תצוגה גדולה או קטנה, במידה ואתה מתכנן מפגש עם לקוחות (וודאי אם מפגשים מתואמים ואישיים) דאג מראש לדרוש מהמעצב להגדיר לך אזור אירוח, בין אם פינה סלונית נעימה או חדר שקוף ומבודד. כל אחד ונטיית ליבו. אך מקום שקט המאפשר מפגש אינטימי מבטיח שתוכל להקדיש ללקוחות את זמן האיכות והיחס ממנו נולדות העסקאות.

9. אלוהים נמצא בפרטים הקטנים: רבים משקיעים זמן וכסף רב בתכנון המתחם אך נוטים לשכוח את הפרטים הקטנים, הנה כמה דברים שלא כדאי לשכוח לקראת התערוכה:
• הגדירו מקום סביר כמחסן לציוד וחפצים אישיים.
• הזמינו מראש כרטיסי ביקור, ניירת משרדית ומתנות קטנות ממותגות.
• מגישים כיבוד? הקפידו על אזור עבודה מאורגן, נקי ונכון לוגיסטית.
• תאורה: תאורה חכמה ונכונה עושה נפלאות – שווה להשקיע מחשבה וכסף.
• הדרכה: הקדישו זמן להדרכת הנציגים המשתתפים בתערוכה.
• אישורים: וודאו כי ברשותכם אישורי מהנדסים (חשמל, בינוי).

לסיכום, אין הרבה זירות בלתי אמצעיות, ממשיות ופיזיות בעולם השיווק כמו תערוכה, זו הזדמנות לחשוף, לגעת וליצור קשר אישי עם הלקוחות שלך. הקפדה על שפה נקייה וברורה העושה צדק עם המותג שלך, שילוב אלמנטים מעניינים עבור המבקרים, הפעלת מערכת מקדימה להנעה לפעולה של קהל היעד והערכות מוקדמת ומקצועית יכולים להפוך תערוכה לכלי שיווקי ממדרגה ראשונה.

הכותב הוא מנכ"ל קבוצת מיתוס המתמחה בשיווק חוויתי הפקת אירועים ותערוכות
 

רוצה לקרוא עוד כתבות בנושא תוכנית שיווקית?