כך תפיקו אירוע חברה מוצלח

השנה האחרונה מתאפיינת במגמה של צמצום תקציבי בקרב עסקים, אך אחד הרכיבים עליהם מתקשות החברות לוותר בעוגת השיווק שלהן הוא אירוע הלקוחות. ואולם ניתן לראות כי החברות מקפידות כעת יותר מאי פעם על תכנון קפדני של אירועים אלה מה שמוביל לחיסכון בעלויות ותורם להצלחת האירוע.

הערכות לאירוע חברה אינה דומה כלל להערכות אותה אנחנו מכירים מאירועים אישיים ופרטיים, היקף המוזמנים כמו גם תמהיל הטרוגני של משתתפים, מסגרות תקציב, הנהלה מעורבת וגורמים אחרים משפיעים על השיקולים הבסיסיים ומהווים נקודות חשובות בשכלול אופי האירוע ומימוש המטרות. אז מה לעשות בכדי להבטיח אירוע מקצועי, מהנה וחוויתי?

לפניכם 10 טיפים שיבטיחו את הצלחת האירוע והחזרה הביתה בשלום.

1. המטרה. הגדירו במדויק מה מטרות האירוע. הגדרת מטרות מאפשרת גיבוש קונספט ברור. אירוע יום כיף, או אירוע גיבוש לא דומה לאירוע לקוחות או אירוע השקה.

2. האופי. התאימו את הפעילות והתוכן למוזמנים שלכם.

3. העלות. לפני שאתם מתחילים לדמיין ולתכנן הגדירו תקציב. אם פניתם לחברת הפקה הגדירו מסגרת תקציב. באופן זה ניתן יהיה להתאים ציפיות ולקדם את התהליך בקלות ובמהירות. מומלץ להגדיר לספק תקציב הנמוך בכ-10% ממה שתכננתם. ככה יישאר לכם תמיד עוד קצת לפינוקים אחרונים.

4. המיקום. סוגיית בחירת הלוקיישיין רלוונטית במיוחד בקיץ, מה מתאים לכם? מיזוג? חוף ים? מיקום האירוע ביחס לאזור ממנו מגיעים מרבית המוזמנים, רישיון עסק בתוקף, אלו אמצעים מעמיד לרשותכם המקום כחלק מעלות האירוע.

5. התמהיל. גבשו תמהיל חוויתי אבל לא מלחיץ. הפתגם "תפסת מרובה לא תפסת", רלוונטי יותר מתמיד. שלבו תכנים הפונים למכנה המשותף הרחב ביותר של המוזמנים, גוונו ואפשרו מספר אופציות (כל אחד נהנה ממשהו אחר), וודאו שיהיו ריכוזי עניין אבל שמירו על מינון שימנה לחץ מצד אחד או "קרחות" מצד שני. אל תנסו להכניס עולם שלם, לכו על האטרקציות הטובות ביותר והשקיעו בהן.

6. השיתוף. תנו להם במה – אנחנו חיים בעולם של תקשורת ורשתות חברתיות, ספקו לאורחים אופציה לשתף, להצטלם ולאפשר לחברים שלהם לחוות חלק ממה שעברו. הרווחתם אותם והרווחתם שגרירים נוספים חינם.

7. הספקים. אל תתפשרו על פחות מהטוב ביותר. השוק מציע כיום מגוון אדיר של ספקים בכל תחום הקשור לאירוע שלכם, על תתפשרו ועל תקפצו רק על המחיר הנמוך, לאיכות המוצרים החל מריהוט, הגברה וקייטרינג, השפעה ישירה על התדמית וההנאה באירוע.

8. חברת ההפקה. לעתים לקוחות "מתפתים" להפיק אירוע לבד, זו אולי דרך לחסוך אבל החיסכון מגיע על חשבון משהו אחר, משהו בתקופה הזו לא עושה את עבודתו אלא שקוע בהפקה, לעיתים הדבר גורר מתחים מיותרים בארגון ומעבר לכל אלו, חברה מקצועית מתחום ההפקה תספק פתרונות פונקציונאליים, אחריות מקצועית ושקט נפשי.

9. ההמלצות. אל תתביישו לבקש המלצות, על חברת ההפקה, על כל ספק (בפרט אם בכל זאת בחרתם להפיק לבד), על המקום, ובמיוחד על הקייטרינג. אל תחסכו זמן ותאמו "טעימות" הפתעות זה נחמד… אבל לא כש-1,000 אורחים עלולים להיות מופתעים לרעה.

10. המתחרים. צאו לרגל קצת – כן, לא צריך לשכור חברת חקירות אבל רצוי לרחרח מה עשו המתחרים, אלו אטרקציות יש בשוק ומה חדש. במיוחד עובדים אוהבים להשוות, ספקו להם את הטוב ביותר וצאו הכי גדולים שאפשר.

לסיכום, אין הרבה תחליפים המאפשרים בדרך בלתי אמצעית לחזק את הקשר עם לקוחות החברה או לגבש את העובדים. החוויה, החגיגיות ותחושת ההשקעה מצד המארחים הנה דרך מצוינת להעצים ערכים ולהפגין את עוצמת המותג שלכם. קיץ נעים.
 

הכותב הוא מנכ"ל קבוצת מיתוס המתמחה בשיווק חוויתי הפקת אירועים ותערוכות