המהלך הזוכה: רשות הטבע והגנים – השקת מערכת BOOKING לגנים הלאומיים ולשמורות הטבע – בתוך חודש

נוכח משבר קורונה נסגרו כל הגנים הלאומיים ושמורות הטבע. עם החזרה לשגרה נאלצו ברשות להתאים את הביקור בגנים והשמורות להנחיות התו הסגול – כלומר לעבור בזמן אמת לניהול בקרה על כניסת מאות אלפי מבקרים בחודש. בטווח של חודש – הקימה רשות הטבע הגנים מערכת דיגיטלית של תיאום ביקור באתר האינטרנט של הרשות, שהפך מאתר תוכן לאתר BOOKING לכל דבר, תוך קביעת מכסות מקסימום לכל שעת ביקור בכל אחד מעשרות הגנים ושמורות הטבע, על מנת להבטיח שגם בזמני השיא לא תהיה צפיפות באתרים. מערכת ההזמנות איפשרה, בנוסף לתיאום הביקור, גם לרכוש כרטיסי כניסה לאתרים.

מנימוקי השופטים: רשות הטבע וגנים היא גוף תיירות הפנים הגדול בישראל, עם מיליוני מבקרים בשנה. נדמה שפרט לרכבת ישראל לא היה עוד גוף ציבורי שנאלץ לבצע התאמה של הפעילות הדיגיטלית שלו על בסיס טכנולוגיה בזמן כה קצר. השקת השירות לציבור מיד עם החזרה מהסגר השקת המערכת איפשרה לציבור הישראלי שכמה לחזור אל הטבע לחזור ולטייל בסביבה בטוחה תחת מגבלות התו הסגול, והובילה ליותר מ-50,000 הזמנות לביקור בגנים ובשמורות. הטרנסופרמציה הדיגיטלית של הרשות היא אחד מהמהלכים הדיגיטליים המשמעותיים של גוף ציבורי בתקופת קורונה. בעת הגשת המהלך ציינה הרשות את ההזמנה  המיליון באמצעות המערכת, מה שממחיש את ההצלחה הגדולה.

מהלך השקת מערכת BOOKING לגנים הלאומיים ולשמורות הטבע זכה בפרס ה-Booster. למהלכים זוכים נוספים ולהגשת מועמדות לחצו כאן

אורן גביש, רשות הטבע והגנים

אורן גביש, מנהל אגף דיגיטל (CDO) רשות הטבע והגנים, הכנס אותנו אל מאחורי הקלעים של המהלך – איך עלה הרעיון? על איזה צורך ביקשתם לענות ומה תיכננתם להשיג?

“הצורך במערכת רישום מראש (BOOKING) דיגיטלית עלה במסגרת הערכות רשות הטבע והגנים לעידן הקורונה – הרשות היא גוף תיירות הפנים הגדול בישראל- מיליוני מבקרים שפוקדים את הגנים הלאומיים ושמורות הטבע בשנה, כאשר נוכח המצב החדש נדרשנו לעמוד בהנחיות המשתנות של התו הסגול – ובבסיסם הצורך בבקרת מבקרים שתמנע עומסים.

“יותר משהיה מדובר ברעיון, היה מדובר בפתרון הכרחי אשר יאפשר לציבור הישראלי לחזור ולטייל בטבע בסביבה בטוחה ומבוקרת – כאשר במקביל לפתרון הטכנולוגי, כל אנשי רשות הטבע והגנים לקחו חלק במאמץ עילאי להתאים את חווית הביקור להנחיות משרד הבריאות – החל מתיאום הביקור, דרך ההגעה בשעה שנקבעה, מדידת חום, שמירה על מרחק וחבישת מסיכה ועוד”.

מה תכננתם להשיג?

“מנכ”ל רשות הטבע והגנים, שאול גולדשטיין, מוביל מזה שנים תהליך של טרנספורמציה דיגיטלית ברשות הטבע והגנים – זה בא לידי ביטוי באינספור מהלכים אשר משפרים את חווית הביקור ואת מאמצי השמירה על הטבע והמורשת בישראל תוך מתן עדיפות לחדשנות. בהקשר זה ראוי לציין כי לפני כשנתיים שאול הוביל הקמה של אגף דיגיטל ייעודי ומתמחה אשר פועל תחת יחידת הדוברות, שכל מטרתו לחזק את הנכסים הדיגיטליים ואת הנוכחות הדיגיטלית של הרשות– ואני זכיתי להיות זה המנהל את האגף.

“על כן, בחזון שלנו ראינו את ההזדמנות לבצע טרנספורמציה דיגיטלית בזמן אמת בעברית ובערבית, תוך התאמה של החוויה הפיזית שאנשינו מעניקים לציבור מזה שנים, לחוויה הדיגיטלית – זמינות, נוחות, נגישות וחוויה הוליסטית חיובית”.

מהו האתגר העיקרי שעמד בפניכם?

“כמו כל הארגונים והעסקים בעידן הקורונה, ההתמודדות עם עידן הקורונה פוגשת אותך בכל אספקט של העבודה – אך מעל לכולם ניצבנו בפני אתגר טכנולוגי ודיגיטלי קיצוני שבו נדרשנו להטמיע בתוך פחות מחודש מערכת BOOKING אונליין שמאפשר תיאום ביקור לעשרות רבות של גנים לאומיים ושמורות טבע כאשר לכל אתר ישנם מגבלות שונות – שעות כניסה, מכסה מקסימלית של אתרים, מגבלות בהתאם לאופי האתר (אתר מים, רכבל, מסלולי טיול ועוד). האתגר הזה הופך למשמעותי כאשר מדובר בארגון רחב ידיים הכולל מספר מערכות שונות ודרש אינטגרציה בין מערכת התיאום, לכרטיסי כניסה אונליין, לקופות באתרים ולמערכות הBI הפנים ארגוניות.

“על רקע האתגרים הפנים ארגוניים, אל מול עיננו עומדת חווית הלקוח והעובדה שכאשר מיישמים שינוי כה משמעותי במערכת היחסים שלך עם הציבור (המעבר מהגעה ספונטנית לגנים הלאומיים לתיאום מראש) אנחנו נדרשים לשים את חווית הלקוח מעל הכול”.

אילו תגובות קיבלתם על המהלך?

“הציבור מאד אהב את המערכת החדשה. הוא העריך את המאמץ שלנו לאפשר לו לחזור לטבע אחרי ימי הסגר הקשים, את הוודאות שכאשר אושר לו מועד ביקור אז בעצם הכניסה שלא מובטחת (להבדיל מהתקופה שלפני המערכת שבה הוא יכול היה להגיע לגן לאומי ולא להיכנס מפאת העומסים), הוא אהב את החוויה עצמה של כניסה מהירה לאתר על ידי רכישת כרטיס כניסה אונליין, וכמובן ביקור באווירה בטוחה יותר וללא עומס”.

מה היו התוצאות העסקיות?

“התוצאה העסקית המשמעותית ביותר היא היכולת לפתוח את הגנים הלאומיים ושמורות הטבע מיד עם תום הסגר – כאשר המערכת הייתה התנאי המקדים לפתיחת האתרים שלנו לציבור. בכך השגנו את המטרה העיקרית שלשמה הוקמה המערכת – להחזיר את הציבור לטבע תחת מגבלות התו הסגול, ולשמור על מערכת היחסים שלנו עם הציבור בישראל”.

אילו מסקנות הסקתם מהמהלך ומה תיקחו ממנו למהלכים הבאים?

“על אף היותנו גוף ציבורי, רשות הטבע והגנים מוכיחה שהיא יודעת להיות up to date  בעולמות הטכנולוגיים והדיגיטליים – זה ניכר בשפה התקשורתית שלנו, באופן שבו אנו מנהלים את הנכסים הדיגיטליים שלנו ובעיקר בתרבות הארגונית של הרשות המורכבת מעובדים מלאי תשוקה לשמירה על הטבע והמורשת בישראל ומחויבות לציבור המבקרים בגנים ובשמורות.

“בתוך כך, למדנו שוב על היכולת של הארגון לפעול ברגעי משבר ולבצע “קפיצה בזמן” שהפכה אותנו לאחד הגופים הציבוריים המובילים בישראל בהיבטי טכנולוגיה ודיגיטל.

“המסקנה המרכזית היא שכאשר “נשברים” החוקים וההגדרות הישנות, והמציאות הופכת להיות פלואידית ומשתנה מרגע לרגע, אזי הרוח של הארגון מנצחת את הבירוקרטיה – וההירתמות של כל קצוות הארגון היא זו שאיפשרה לנו לבצע שינוי כה משמעותי בזמן קצר”.

שותפים למהלך:

אורן בן חורין – מנמ”ר

רעיה שורקי – מנהלת חטיבת קהל וקהילה

שלומית שביט – דוברת הרשות ומנהלת יחידת הדוברות והדיגיטל

אורית שטיינפלד – מנהלת אגף השיווק

סיגלית כהן  – מנהלת אתר האינטרנט

חברת TIPLI – מנהלת פרויקט מערכת ה-BOOKING – מנכ”ל- רון רוזן, מנהלות פרויקטים – יאנינה לבד, אביב קראוס

אבישג אילון שיווק דיגיטלי – ניהול סושיאל

להגשת מועמדות

לכל המהלכים הזוכים ב-Booster