כך תבנו תרבות ארגונית מבוססת דאטה ב-7 צעדים

חושבים על הטמעת מערכות ביג דאטה בארגון? מתברר שהחלק הטכנולוגי הוא הפשוט יותר, בעוד שהאתגר האמיתי הוא ההתמודדות עם הגורם האנושי. כדי לעזור לכם להימנע מטעויות מיותרות ביקשנו משוקי מן לחבר את המדריך להטמעת ביג דאטה

אחת מהבאזז וורדס של השנים האחרונות היא "ביג דאטה" – מעין "קסם" שהופך ארגון גדול ומגושם ליעיל ומבוסס מידע. היכולת לגשת לנתונים שהצטברו בחברה, לבצע ניתוחים מורכבים ולקבל בעזרתם החלטות המשפיעות על שורת הרווח – הפכו את ההשקעה בניהול דאטה לכדאית במיוחד. ואולם, ככל שיותר ויותר חברות וארגונים מתנסים בהטמעת מערכות דאטה שונות מתברר שהחלק הטכנולוגי של ההטמעה הוא הפשוט יותר, בעוד האתגר האמיתי הוא ההתמודדות עם הגורם האנושי: בניית חזון והובלת עובדים בדרגות שונות בחברה שעד היום לא היו רגילים לקבל החלטות על בסיס דאטה אלא על פי תחושות בטן או אינטואיציה.

התמודדות עם ההתנגדות הרגשית לשינוי דפוסי ההתנהלות בחברה, והשגת הפתיחות המחשבתית הנדרשת להכנסת הדאטה כחלק מהתרבות הארגונית הינם מכשולים שצריך לעבור כאשר רוצים להפוך לארגון שהוא data driven.

מומחים שבחנו את נושא הפיכתם של ארגונים ל- data driven, מציעים תוכנית בעלת מספר שלבים לבניית תרבות ארגונית מבוססת דאטה. התוכנית מתייחסת לשינוי שצריך להתבצע בשלבים מתוך התחשבות בבעלי התפקידים השונים בחברה:

1. הגדירו במדויק את התחומים בהם ביג דאטה יוכל לעזור לארגון שלכם
   לפני שמתחילים בהטמעת פתרונות הביג דאטה, חשוב לאפיין במדויק את המחלקות והתחומים שהולכים להשתמש בו. האם תרצו למשל לייעל את מערך השיווק באמצעות איסוף נתונים על הקמפיינים או פעילויות השיווק השונות שעשיתם בעבר, או אולי דווקא את מערך התמיכה בלקוחות שיתבסס על הנתונים של הפניות מהעבר? לפני שאתם מציגים את החזון של שילוב ביג דאטה בחברה, רצוי שתהיה לכם תוכנית פעולה בסיסית שמציגה איך ההתבססות על הנתונים יכולה להועיל לחברה. לאחר מכן תוכלו לדבר עם מספר אנשי מפתח בחברה הקשורים למחלקות אותן תרצו לייעל, וכמובן עם אנשי מערכות המידע בארגון, ואז לקשר את הפרויקט לחזון הכולל של החברה. הטמעת ביג דאטה בחברה באופן המותאם ליעדים מוגדרים, תוכל לסייע לכם לזכות בהכרה ותמיכה של הצוות הניהולי בפרויקט.
2. התחילו מפרויקט קטן ונקודתי בסיוע אנשים מהמחלקות הרלוונטיות
   לא תצליחו להעביר את כל החברה להיות data driven  ביום, לכן עדיף להתחיל בהדרגה ולשלב את הנוגעים בדבר כבר מההתחלה. בחרו תחום או מחלקה אחת אותם תרצו להפוך ל-data driven, ובנו צוות מיוחד שיכלול את עובדי המחלקות השונות שעתידים להשתדרג כתוצאה מהשינוי. מומלץ גם להיעזר באנשי מפתח מתחום מערכות המידע בשלב זה. בשלבים אלה חשוב לשלב גם את הדרג הניהולי הבכיר, כיוון שאם תצליחו לתת להם הגדרת תפקיד ייעודית הם יוכלו לעזור לכם גם לשנות את התרבות הארגונית במעבר להיות data driven, מעבר לעזרה שלהם בתהליך הנקודתי של ההטמעה.
3. הוכיחו את היעילות של המהלך
   על מנת לעודד את הארגון ליהנות מהמידע הרב שיצטבר באמצעות מערכות הביג דאטה שאתם הולכים להטמיע, חשוב להדגים כיצד עבודה נכונה עם נתונים יכולה לעזור להם באופן מעשי. בקשו מאנשי המפתח שלכם לקדם את האג'נדה של ארגון מבוסס דאטה, באמצעות שימוש בו במהלך היום יום. מנהל רוצה להציע הצעת ייעול או שינוי בארגון? אנשי המפתח שלכם צריכים לעודד אותו ולעזור לו להסתמך על הנתונים. עובד רוצה להגיש דוח סיכום כלשהוא? עודדו אותו להסתמך על נתונים אמיתיים שנאספו במערכות המידע השונות בארגון. על מנת להבהיר את חשיבות השימוש בנתונים, יש להדגיש את הקשר בין הצלחת העובד לשימוש בדאטה. תגמלו את העובדים שכבר עושים שימוש במערכות הקיימות והחדשות, ועודדו את המנהלים להמשיך ולעשות כך.
4. צפו מראש התנגדות של עובדים בדרגים שונים לתהליך
   חשוב לזכור שלא כולם יקבלו בזרועות פתוחות את המעבר לביג דאטה. חלק מהעובדים, ואפילו אנשי מפתח בצוות הניהולי עשויים לחוש אי נוחות מהשינוי הארגוניים. חלקם יפחדו מהאתגר הטכנולוגי, אחרים יחששו שהמידע שלהם יעבור בין מחלקות הארגון השונות, ויש כאלה, תתפלאו, שיעדיפו להמשיך לקבל החלטות על בסיס תחושות בטן כי זה מה שהם מכירים ומרגישים איתו בנוח. כאשר תהיו מודעים לקשיים השונים שאיתם אתם הולכים להתמודד בתהליך המעבר, תוכלו לטפל בהם בצורה טובה יותר. נסו לקבל פידבק מהעובדים ומהמנהלים ולהבין עם איזה קושי מתמודד כל אחד. בצורה כזו תוכלו לתכנן את המעבר כך שיתאים באופן אינדיבידואלי לאנשי המפתח הדרושים על מנת שמהלך כזה יצליח.
5. התחשבו בהיבט הרגשי
   כאשר אתם מתמודדים עם התנגדויות, תגלו שלחלק מהן אין אחיזה ממשית במציאות והן מתבססות על תחושות ורגישויות ולא על עובדות. כפי שציין החוקר אלן דונקן, במקרים כאלה "לעובדות כמעט ואין משמעות, עד שנפתר האספקט הרגשי והנפשי של הבעיה". לכן, אל תסתפקו רק בהצגת העובדות היבשות הנוגעות ליתרונות של פרויקט הביג-דאטה, אלא נסו לגעת בעובדים באמצעות ההיבט הרגשי – כיצד המידע יקל על עבודתם בביצוע משימות היומיום, או כיצד יסייע להם להתפתח מבחינה תעסוקתית. הציגו את הפוטנציאל האישי הטמון במעבר לביג דאטה, ואם תוכלו ליצור אווירה של התרגשות לקראת המעבר לביג דאטה – יהיה לכם הרבה הרבה יותר קל.
6. צרו מערך הדרכה מתאים
   על מנת ליצור תרבות ארגונית מבוססת דאטה, עובדי החברה צריכים לעבור הדרכה מקדימה על העולם הזה בכלל. מומלץ לכלול בהדרכה את כלל עובדי החברה ולא רק את האנשים המעורבים ישירות בפרויקט – על מנת שיתמכו בתהליך. תוכלו לבנות את מערך אנשי המפתח כך שיכירו היטב את החידושים, ויסייעו להדריך את שאר עובדי החברה בתור “נציגי קידום תרבות הביג דאטה בארגון".
7. השתמשו בדאטה ועדכנו את העובדים על ההצלחות הקטנות לאורך התהליך
   השלב האחרון ישפיע על תהליך ההתייעלות הארגונית בעתיד. המעבר לביג דאטה, והשימוש המושכל והמוצלח בנתונים שהתקבלו, לא צריך להיות סוד בארגון.

לאחר שבצעתם את ההטמעה והדאטה החל לשנות ולייעל את פעילות החברה – שתפו את ההצלחה עם עובדי הארגון. הדבר ישמש כהשראה למחלקות נוספות בחברה, ואף הן ירצו להתקדם ולהשתמש בפתרונות ביג דאטה.
כל חברה, לא משנה גודלה, עשויה להיתקל בקשיים אם תנסה להפוך ל-data driven. כדי לעשות את זה בהצלחה המפתח הוא שיתוף כל הנוגעים בדבר ורתימתם למשימה, מתוך הבנה שכל אחד מהם נחוץ כדי שהמהלך יצליח.

הכותב הוא יזם כנס הדאטה הגדול בישראל All Things DATA